Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка – это письменное объяснение работника, в котором сотрудник рассказывает, по каким причинам произошла та или иная ситуация. Чаще всего ее просят предоставить при нарушении трудовой дисциплины, но это не единственный случай, когда работник пишет объяснение.
Если работник совершил дисциплинарный проступок, то работодатель обязан потребовать от сотрудника объяснение. Правда отсутствие такой записки не является препятствием для применения дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ).
| Никогда | 78 |
| Редко | 83 |
| Часто | 65 |
Единая форма объяснительной записки законодательством не установлена. Ее составляют по общим правилам. Во многих крупных компаниях ее бланк утверждается внутренними нормативно-правовыми актами. Именно поэтому, прежде чем составить записку, обязательно ознакомьтесь с локальной документацией.
Но, даже если вы напишите объяснительную не по формату, предусмотренному внутри компании, отказать в ее принятии вам не могут, так как законом ее единый образец не предусмотрен. Да, у работодателя есть право разработать бланк, но требовать записку, составленную именно на нем, он не может.
Виды объяснительной
По общим правилам, у вас могут запросить объяснение по поводу ваших действий или бездействий либо проступков иных лиц, когда нужно понять, кто из сотрудников виновен в происшествии. В зависимости от этого, документ делят на несколько видов.
|
Тип объяснительной (названия условны) |
Краткое пояснение |
|
Пояснительная |
Сотрудник поясняет отдельные моменты выполняемых трудовых функций |
|
Объясняющая |
Работник рассказывает, по каким причинам произошло то или иное событие, какие действия либо бездействие привели к его наступлению |
|
Поясняющая |
Сотрудник рассказывает не только о своих действиях/бездействии, но и о действиях/бездействии иных лиц. Это нужно для того, чтобы понять, кто виновен происшествии |
|
Оправдательная |
Работник объясняет, почему ему пришлось нарушить трудовую дисциплину, к примеру, по каким причинам он опоздал на работу |
Объяснение нужно работодателю, чтобы разобраться в причинах произошедшего. Не обязательно, что после предоставления объяснительной в отношении вас последует дисциплинарное наказание.
В каких случаях пишется объяснительная на работе
У вас могут потребовать объяснительную в различных ситуациях. Основная ее цель – понять, почему произошло то или иное событие либо разобраться, кто виноват в его наступлении.
Как показывает практика, зачастую объяснение требуют, если работник:
- опоздал на работу;
- нарушил правила безопасности;
- приступил к трудовым обязанностям в алкогольном опьянении;
- не выполнил план;
- отказался от исполнения обязанностей, предусмотренных трудовым договором и пр.
Причины, по которым руководитель может потребовать написать объяснительную, могут быть совершенно разными: от сущих пустяков до серьезных оснований.
Пример
Допустим, вы работаете на молокозаводе. Во время производства продукции кто-то допустил, то что несколько тонн молока прокисло. В таком случае объяснение могут запросить у каждого сотрудника, который задействован в процессе. Если же именно вы нарушили технологию, из-за чего сырье испортилось, то объяснительную записку, наверняка, попросят составить только вас, так как вы ответственны за приемку.
Чаще всего у работников требуют объяснения, в случае опоздания, прогула, появления сотрудника на работе в состоянии алкогольного опьянения, нарушения должностной инструкции и пр.
В каждой ситуации содержание объяснительной записки будет разным. Однозначно сказать, что нужно писать именно в вашей ситуации, невозможно.
Как правильно писать объяснение
Точного порядка составления объяснительной законодательством не установлено. Вы можете опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым рекомендованы некоторые правила по оформлению информационных справочных документов, например, служебной записки. Также мы советуем придерживаться рекомендаций, которые подготовлены специально для вас юристами ЕЮС.
- Пишите кратко. Недаром говорят, краткость – сестра таланта. Так руководителю будет легче разобраться в причинах произошедшего.
- Пишите только то, что имеет прямое отношение к проблеме. Не нужно выстраивать детективную линию, и предполагать, что если бы кто-то сделал по-другому, то происшествия бы не произошло.
- Защищайте себя. Объясните, почему вы действовали или бездействовали, расскажите об этих причинах, но без излишеств и перехода на третьих лиц.
- Старайтесь избегать грамматических и пунктуационных ошибок. Несмотря на то, что их наличие не влияет на исход рассмотрения объяснительной записки, их наличие может привести к неправильному толкованию той или иной мысли.
Мы не советуем красноречиво расписывать каждый факт. Объяснительная – это не сочинение. Достаточно краткого, сухого повествования от первого лица. В некоторых случаях она может содержать лишь пару строк.
Если вы не понимаете, как написать объяснительную записку, вы можете посмотреть примеры из интернета. Попросите помощи у коллег, начальника, секретаря или у кого-то из сотрудников отдела кадров.
Отметим, что объяснение может содержать в себе не только перечисление причин произошедшего, но и раскаяние сотрудника в содеянном, а также просьбу к работодателю, например, не применять к работнику дисциплинарные санкции.
Пример оформления объяснительной
Как мы уже говорили ранее, унифицированного образца объяснения законодательством не установлено. Да и содержание документа во многом зависит от его типа, а также от причин, которые заставили работодателя требовать от вас объяснений. В целом, вы можете опираться на типовой шаблон объяснительной записки, который условно делят на несколько разделов: шапка, основная часть, дата и подпись.
Объяснительную принято начинать с шапки. Здесь указывают наименование работодателя, ФИО, должность руководителя и сотрудника. Дальше, чуть ниже, посередине страницы напишите, как называется документ, после чего, со следующей строки можно приступать к объяснению.
После основной части, нужно поставить дату, подписать записку и расшифровать свою подпись. На самом деле, расположение этих реквизитов не имеет большого значения, но лучше делать так, как указано в ГОСТе. В таком случае вы продемонстрируете работодателю дополнительные знания по оформлению внутренних документов, что несомненно повлияет на вашу репутацию, как на грамотного человека.
Если вам нужна помощь в разработке типового шаблона объяснительной записки или в ее составлении – обращайтесь к юристам ЕЮС. Мы оформим для вас корректный документ, учитывая не только законодательные тонкости, но и ваши личные потребности. Также вы можете воспользоваться уже готовым образцом документа, который мы заранее составили для вас.
Скачать В течение какого времени нужно составить и подать объяснительную
Конкретные сроки подачи объяснительной предусмотрены только для случаев, когда работодатель планирует привлечь вас к дисциплинарной ответственности. Тогда вы обязаны дать объяснения в течение 2-х дней. Если по истечении данного времени вы не направили документ начальству, то составляется акт.
Что будет, если работник отказался писать объяснительную работодателю
Начальник не имеет права вас насильно заставлять заполнять объяснительную. Давать объяснения или отказаться от них – это ваше законное право. Никаких негативных последствий, если вы не предоставите документ, не последует. Единственное, если у вас были уважительные причины на совершение действий, которые привели к происшествию, то их не примут во внимание, так как о них никто не узнает.
Руководитель может потребовать объяснений устно или письменно. Форма уведомления о необходимости предоставить объяснение не установлена ни одним законодательным актом. Но письменное извещение поможет доказать руководителю то, что он действительно требовал от вас объяснений.
Если по истечение 2-х рабочих дней вы не предоставите объяснительную, то, для применения к вам дисциплинарных санкций, работодатель должен составить акт. Он поможет доказать то, что работнику действительно предлагали объясниться, но он сам отказался.
Акт составляется специальной комиссией, которая состоит из нескольких человек. Как показывает практика, чаще всего это руководитель или его представитель, а также 2-3 сотрудника предприятия.
Судебная практика
Отказ от дачи объяснений не является основанием для увольнения по инициативе работодателя. С сотрудником могут расторгнуть трудовой договор только по иным причинам, предусмотренным ТК РФ.
Так, гр-н Р. обратился с исковым заявлением в суд о восстановлении в должности и взыскании заработка за вынужденные прогулы. В ходе рассмотрения дела выяснилось, что мужчина не появился на работе, в связи с чем его уволили.
При этом, работодатель не взял объяснительную о прогуле, не составил акт об отказе от предоставления объяснений. Гр-н Р. не смог появится на работе в связи с заболеванием. В тот день ему резко стало плохо, медики скорой помощи зафиксировали предынфарктное состояние.
Ранее он просил коллегу, чтобы тот рассказал начальству его ситуацию, но тот, по личным причинам, не оповестил руководителя о состоянии здоровья гр-на Р. Придя через несколько дней в офис мужчина узнал, что его уволили. Восстанавливать в должности его не стали. Разобрав дело по существу, суд удовлетворил исковое заявление в полном объеме.
Частые вопросы
Объяснительные можно хранить, как документы, не вошедшие в состав личных дел в течение 5-ти лет, так и непосредственно в личном деле каждого сотрудника на протяжении 75-ти лет.
Если работодатель не планирует привлекать вас к дисциплинарной ответственности, и ему не нужны объяснения работника, то он может и не требовать от него объяснительную.
Привлечение к дисциплинарной ответственности возможно в течение месяца со дня обнаружения проступка.
Заключение юриста
Объяснительная записка в 2024 году составляется в свободной форме. Она нужна для того, чтобы разобраться в причинах происшествия. Объяснение требуется для привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Если сотрудник отказывается писать объяснительную, то специально созданная комиссия составляет акт.
