Обновлено: 19.02.24
Обновлено 19.02

Как оформить должностную инструкцию

В статье мы простым языком расскажем, что такое должностная инструкция специалиста в 2024 году, и обязательно ли организации ее составлять. Расскажем, какие основные разделы инструкции следует включить в документ, как он правильно составляется, и как его утвердить. Также в материале вы найдете типовой бланк такого руководства для работника.

Как оформить должностную инструкцию

Понятие должностная инструкция

Речь идет о локальном документе, регламентирующем права и обязанности работника, а также требования к его квалификации. Ее назначение – определять положение должностей на предприятии. Документ составляется под задачи компании или же под конкретного сотрудника. Ключевая задача такой бумаги — определить, чем должен заниматься специалист, и каким образом он будет взаимодействовать с руководством.

Подписывали ли вы должностную инструкцию при устройстве на работу?
Да, конечно Нет
Нет
Подписывали ли вы должностную инструкцию при устройстве на работу?
Да, конечно Нет 81
Нет 54

И в должностной инструкции (ДИ), и в трудовом договоре (ТД) прописываются обязанности работника. Вместе с тем трудовые функции в договоре, как правило, прописываются тезисно, то есть общими формулировками.

Важно! Именно в должностной инструкции конкретизируются задачи, формулируются обязанности и права сотрудника, определяется зона ответственности специалиста и требований к нему.

Обязательна ли должностная инструкция в организации

На уровне законодательства предусмотрен должностной регламент для государственных служащих (ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-Ф, Консультант Плюс).

А вот коммерческие предприятия за отсутствие ДИ оштрафованы не будут, и Трудовой кодекс РФ это не устанавливает в качестве обязанности работодателя, об этом также сообщает и Роструд в своем письме (Письмо Роструда от 27.05.2022 N ПГ/13204-6-1). Но лучше рекомендуем все-таки составить такой документ, поскольку он защищает права как сотрудников, так и компании. Должностная инструкция специалиста дает возможность:

  • обосновать, по какой причине новый сотрудник не прошел испытательный срок;
  • аргументированно отказать соискателям, не подходящим на должность;
  • обосновать увольнение работника, если тот не соответствует занимаемой должности;
  • равномерно распределить существующие обязанности между похожими должностями;
  • обосновать необходимость обучения персонала компании;
  • правильно аттестовать персонал;
  • доказать с помощью суда правомерность дисциплинарного взыскания в отношении сотрудника.

Кто в компании должен составлять должностные инструкции

Компания может самостоятельно решить, кто займется разработкой и согласованием ДИ. Как правило, ответственным за данный тип работы назначают HR-менеджера, кадровика либо бухгалтера.

Есть и другой вариант — поручить составление должностной инструкции руководителю того отдела, в котором будет работать будущий сотрудник. Начальник в курсе всех особенностей работы подчиненных, сфер их ответственности, навыков, требуемых для работы. Таким образом, рекомендуем исходить из специфики вашей компании.

Держиева Елена Алексеевна Европейская Юридическая Служба
Держиева Елена Алексеевна
Ведущий юрист по трудовому праву • Стаж 10 лет

Должностную инструкцию может составить руководитель отдела, бухгалтер, кадровик или HR. Наши юристы удаленно помогут оформить вам данный документ и учесть при составлении все важные нюансы.

Виды должностных инструкций

Рассмотрим виды должностных инструкций. Они бывают двух видов:

  • индивидуальная именная: разрабатывается под определенного человека;
  • типовая должностная инструкция: составляется для конкретной должности и обязательна для всех сотрудников, занимающих эти должности.

Работодатель решает, какую именно ДИ оформить в каждом отдельном случае. Так, лучше составить типовую для 15 операторов call-центра, выполняющих одни и тех задачи и индивидуальную в случае, когда необходимо как можно точнее написать обязанности того или иного специалиста.

Пример

В компании работают два секретаря — Ольга и Наталья. У Ольги главная обязанность — это подготавливать ответы на запросы в различные ведомства. Вот почему в ее ДИ детально прописано, в какой именно срок она должна создать ответ, каким образом она должна его отправить — через e-mail или заказным письмом, а также в какое время сотрудница может уйти с работы на почту, чтобы отправить письма. А вот у Натальи основной задачей является работа с системой электронного документооборота, что и указано в ее ДИ. Должности у Ольги и Светланы при этом называются совершенно одинаково — секретарь. Однако они делают разную работу. Соответственно, чтобы всем было ясно, кто чем занимается, в данном случае требуются индивидуальные ДИ. В каждой из них прописывается фамилия работника, перечисляется, чем он будет заниматься.

Из каких разделов состоит должностная инструкция

Конкретные правила составления этого документа отсутствуют. Кроме того, ТК РФ не содержит понятия «должностная инструкция». И потому компания может самостоятельно составить должностную инструкцию. Вместе с тем, существует список обязательных разделов, которые обязательно следует учесть в таком документе.

Его начальный раздел - титульный лист должностной инструкции. В таблице ниже мы рассмотрим подробно, как должна выглядеть заполненная форма документа, и что он должен содержать.

Структура инструкции: что она в себя включает

Общие положения инструкции

В штатном расписании следует отыскать точное название должности и указать его в этом разделе, в его вводной части. Пропишите, кто вправе заключать и расторгать трудовой договор (ТД) с работником. Не забудьте перечислить требования к сотруднику. Распишите структуру подчинения специалиста — это такая типовая структура, когда указывается, кто у сотрудника в подчинении, и кому именно он подчиняется. Также нужно установить порядок замещения работника в случае его отсутствия. Укажите документы, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе.

Список должностных обязанностей

Четко пропишите все ключевые и дополнительные обязанности согласно должностной инструкции, которые сотрудник выполняет на своей должности. Используйте профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), а также Квалификационный справочник. В данных документах содержится исчерпывающий перечень должностных обязанностей.

Что должен знать сотрудник

Тут нужно перечислить требования к знаниям специалиста. Можно написать, что он обязан знать конкретный СанПиН, СНИП или ГОСТ, правила противопожарной безопасности либо, к примеру, ведомственный приказ. Важно, чтобы указанные знания имели непосредственное отношение к осуществляемой работе.

Права

Пропишите права специалиста в пределах компетенций должности этого уровня. Можно использовать квалификационный справочник и те или иные формулировки из существующих образцов ДИ.

Ответственность в должностной инструкции

Перечислите любые случаи, в которых может наступить дисциплинарная, административная или уголовная ответственность работника, занимающего данную должность. Следует опираться на ТК РФ и КоАП.

Фото для оформления такого документа не потребуется.

Для примера вы можете посмотреть ниже, как выглядит унифицированная примерная форма бланка ДИ бухгалтера. При необходимости воспользуйтесь представленным шаблоном в своих целях:

Образец заявления
Образец оформления ДИ бухгалтера по ГОСТу: макет в 2024 году
zoom Скачать Образец оформления ДИ бухгалтера по ГОСТу: макет

Правильное оформление должностной инструкции: порядок процедуры

Чаще всего такая бумага оформляется либо как приложение к ТД, либо как самостоятельный документ. Далее расскажем о трех способах составления документа.

1. По квалификационному справочнику. HR, составляющий документ, может использовать образец и квалификационные справочники. В них содержатся точные квалификационные характеристики для определенных должностей, включая редкие и узкоспециальные.

Бывает так, что должность, для которой необходимо составить ДИ, отсутствует в квалификационном справочнике. В таком случае можно взять за основу характеристики схожих либо смежных должностей.

2. На основании прав и обязанностей будущего работника. Можно оформить документ, используя права и обязанности нового сотрудника. Вед закон никак не ограничивает составителя в том, что именно писать в таком документе.

3. По профессиональным стандартам. Одни организации обязаны использовать в работе профстандарты, а другие делают это просто по собственной инициативе для усиления персонала. И те, и другие периодически сталкиваются с необходимостью обновления таких документов.

Держиева Елена Алексеевна Европейская Юридическая Служба
Держиева Елена Алексеевна
Ведущий юрист по трудовому праву • Стаж 10 лет

Существует три основных способа составления должностных инструкций . Наши юристы дистанционно вникнут в нюансы рабочего процесса вашей компании и помогут подготовить все необходимые документы с учетом целей и задач организации, а также российского законодательства.

Как утвердить должностную инструкцию и ввести ее в действие

Существует два способа основных способа введения такого документа в действие:

  1. Утвердить в качестве локального нормативного акта компании. Далее подготовьте приказ об утверждении ДИ. Форма инструкции - свободная. Всех новых сотрудников следует ознакомить с составленным документом и получить подпись специалиста. При приеме на работу сотруднику нужно выдать копию ДИ. Плюсом такого способа является возможность изменить документ в одностороннем порядке.
  2. Сделать ДИ приложением к ТД. Работник, таким образом, подписывает трудовой договор, а вместе с ним и ДИ. Один экземпляр должен остаться у сотрудника. Если руководство пожелает изменить документ, придется получить согласие работника на это.

Как ознакомить сотрудников с инструкцией

Выберите один из способов, являющимся наиболее удобным для вас. Сотрудник ставит подпись:

  1. Прямо на документе.
  2. На листе ознакомления с ДИ, который в ней прикрепляется.
  3. В журнале ознакомления с ДИ.

Судебная практика: должностная инструкция и установление оклада

ДИ позволяют обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но при этом с разным уровнем квалификации. Так, в Апелляционном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 22 июля 2019 г. по делу №33-3229/2019 было отмечено, что абсолютно одинаковое название должности при разных по своему содержанию должностных обязанностях работников не может быть безусловным основанием для установления одинакового размера зарплаты.

Частые вопросы

Что входит в реквизиты инструкции?
+

Бумага содержит такие реквизиты, как наименование компании, дата, номер документа, место написания, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, а также гриф утверждения.

Как прописать в ДИ индивидуального предпринимателя, кому подчиняются сотрудники, если нет управляющего?
+

ИП - это полноправный работодатель, и он вправе принимать на работу других сотрудников (ст. 303 ТК РФ, Система Гарант). Если ИП не принимает на работу управляющего, то все сотрудники подчиняются предпринимателю. Соответственно, в ДИ нужно указать, например, следующее: бухгалтер подчиняется непосредственно ИП.

Кто должен составлять ДИ на работника?
+

Это не определено на законодательном уровне. На практике этим обычно занимаются руководители профильных подразделений, юристы либо кадровики. работодатель сам решает, Кому именно поручить данную работу, и как оформить должностную инструкцию.

Должен ли работодатель выдавать должностную инструкцию на руки работнику?
+

Работодатель должен выдать сотруднику копию его должностной инструкции, если таковая есть на предприятии. Для этого работнику нужно подать соответствующее заявление (см. ч. 2 ст. 22 ТК РФ, ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Заключение юриста

Должностная инструкция специалиста – локальный документ распорядительного характера, который фиксирует обязанности трудящихся. Этот список зависит от таких факторов, как особенности производственного процесса, требования к конкретной должности, степень ответственности специалистов. Этот документ не является обязательным. Если он грамотно составлен, то может помочь как сотруднику, так и нанимателю. Не нужно при его составлении переписывать все нормы из кодексов и законов. Следует избегать общих фраз и выражений, не несущих смысловой нагрузки.

Получите консультацию
юриста прямо сейчас
консультация
Комментарии: (1)
Оставить комментарий
Ответит автор статьи
avatar
Если у вас остались вопросы, пишите в комментариях, мы разберем вашу ситуацию и дадим развернутый ответ
avatar
Держиева Елена Алексеевна Ведущий юрист по трудовому праву
Если у вас остались вопросы, пишите в комментариях, мы разберем вашу ситуацию и дадим развернутый ответ
Ваш комментарий успешно принят и отправлен на модерацию.

Антиспам
Укажите кубик с 2 точками

cube
cube
cube
Неверно, попробуйте еще раз
avatar
Игнат
24.11.2022
Здравствуйте! В соответствии с какими документами составляется должностная инструкция для граждан Беларуси?
Ответить
avatar
Держиева Елена Алексеевна
29.11.2022
Добрый день, Игнат! Единый порядок составления такого документа не предусмотрен нормативными правовыми актами. Каждый наниматель решает данные вопросы самостоятельно, но, вместе с тем, учитывает требования, определенные Инструкцией по делопроизводству в госорганах и организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Минюста РБ от 19 января 2009 г. №4 (Инструкция по делопроизводству). Также при составлении этой бумаги следует соблюдать ее установленную форму, включенную в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14 мая 2007 г. №25.
Ответить
Не приходит СМС?

Пожалуйста, проверьте, что ваш телефон доступен

Не приходит СМС?

Пожалуйста, проверьте, что ваш телефон доступен

Дистанционная юридическая
поддержка по всей России 24/7