Главное о докладной записке
Докладная на имя директора или любого другого руководителя имеет статус внутреннего документа. Ее составление может иметь несколько целей:
- информирование руководителей о какой-либо ситуации, обстоятельствах;
- призыв к принятию конкретного решения по возникшей ситуации или проблеме.
Право писать докладную записку есть у каждого сотрудника организации. Что касается субординации, то соответствующие принципы в данном случае не применяются. Так, главы подразделений, отделов могут принимать решения, о которых генеральный директор может даже не догадываться. Соответственно, сотрудник может проинформировать о ситуации генерального директора напрямую, минуя своего непосредственного руководителя.
В каких случаях нужна докладная записка
Как правило, докладные записки составляются и направляются в конкретных случаях и с конкретными целями:
- информирование руководства о наличии проблемы хозяйственного, производственного характера;
- информирование руководства о чрезвычайном происшествии или ситуации;
- жалоба на поведение или на действия коллег;
- выражение личного мнения и видения конкретных задач, ситуация;
- отчет о выполненной сотрудником работе;
- запрос на получение разрешение от руководства на те или иные действия.
Докладная записка считается внутренним документом, однако она может быть внешней.
Пример
Николай решил поблагодарить сотрудника из организации, с которой в рамках сложного проекта сотрудничала его компания. Для этого он подготовил докладную записку на имя этого сотрудника и направил ее лично ему, не регистрируя записку у своего непосредственного руководителя.
Не следует путать докладную записку с объяснительной или со служебной запиской. Основное отличие заключается в том, что докладная транслирует информацию по вертикальному принципу, то есть, от сотрудников, представляющих низшее звено, по направлению к вышестоящему руководству. В то же время, служебная записка используется как форма распространения информации между департаментами, подразделениями. Объяснительная записка – вариант, если сотруднику нужно изложить конкретные причины, в силу которых был нарушен регламент внутреннего распорядка.
Правила составления и написания докладной
Докладная записка составляется в произвольной форме, так как законом конкретная форма докладной не закреплена и не регламентирована. Впрочем, форму можно назвать лишь условно произвольной, так как составлять записку необходимо по определенной структуре. Условно она делится на несколько частей:
- описание характера проблемы или ситуации;
- выражение автором докладной записки своего мнения, видения;
- описание возможных последствий, перечисление предложений, рекомендаций.
Записка может быть написана от руки, также ее можно напечатать на принтере в стандартном формате. В записке необходимо указать следующую информацию:
- наименование подразделения, из которого направляется записка;
- дата составления документа;
- описание ситуации, проблемы;
- конкретные предложения, исходящие от автора документа;
- личная подпись автора документа.
В таком виде докладную записку можно направлять тому, кому она адресована.
Виды докладных записок
Докладная записка может быть составлена, если до руководства необходимо донести факты о нарушении трудовой дисциплины. В этом случае документ станет официальным подтверждением совершенного проступка, и именно он будет основанием для наказания сотрудника, который нарушил дисциплину.
Если в докладной записке отражается информация о том, что тот или иной сотрудник не выполнил свои должностные обязанности, руководство будет в курсе. В свою очередь, это может повлечь последствия со стороны либо органов контроля, либо контрагентов.
В компании может иметь место факт некорректного поведения отдельных сотрудников. Если коллеги понимают, что об этом должно знать руководство, можно также подготовить, оформить и направить докладную записку. В ней нужно будет рассказать о том, что поведение сотрудника недопустимо, описать его, привести аргументы. Также в записке автор имеет право потребовать применить к коллеге конкретные меры, в том числе, наказание, и попросить руководство обязать его не допускать впредь подобных проступков.
Если вы не знаете, как оформляется докладная записка, ее образец поможет вам правильно составить и заполнить документ.
Скачать Рассмотрение докладной записки
После того, как руководитель получит докладную записку, он должен будет внимательно ознакомиться с ее содержанием, сутью описанной проблемы, с ситуацией, и принять взвешенное решение. Оно оформляется в виде резолюции, которая проставляется руководителем прямо на докладной записке.
Докладная записка с резолюцией руководителя – документ, обладающий юридической силой. В таком виде он может рассматриваться как основание для выполнения ряда действий и мероприятий в дальнейшем.
Уже после того, как все меры будут приняты, а действия проведены, докладная записка с резолюцией руководителя отправляется на хранение – она подшивается в книгу с приказами, справками, заявлениями, служебными записками, либо в тем документам, которые были составлены на основании докладной записки. Срок хранения документа – от 3 до 5 лет.
Другие виды записок
Как уже отмечалось, в российских организациях предусмотрены и другие виды записок, в числе которых – служебная записка. У такого документа отсутствует официальный статус, он не предусмотрен в ОКУД.
Среди целей составления и направления служебных записок:
- запрос интересующей информации;
- выдача требуемых инструкций;
- сопровождение иного сообщения – в данном случае речь идет о сопроводительной записке;
- извещение или объявление.
В служебной записке отображаются сведения о том, что побудило автора к ее составлению – причины могут быть указаны в виде заявки, просьбы или предложения. К примеру, в документе может присутствовать информация об изменениях, произошедших в культуре поведения на предприятии, о перемещении сотрудников.
Подпись на служебной записке ставит:
- руководитель подразделения;
- специалист.
Датой записки принято считать дату ее фактического составления и подписания.
Объяснительная записка
К категории внутренних документов также относится и объяснительная записка. В ней, как можно предположить, объясняются причины случая, действия, происшествия, возникновения определенных обстоятельств. Такой документ составляет сотрудник компании для передачи вышестоящим сотрудникам.
В соответствии с ч. 1 ст. 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан потребовать от сотрудника объяснения в письменном виде. Для таких случаев предусмотрена объяснительная записка. В ней сотрудник рассказывает о причинах, перечисляет обстоятельства, в которых был совершен проступок. На основе этого документа руководитель и будет принимать решение. Также объяснительная записка считается одним из главных оснований оценки тяжести проступка и обстоятельств, обусловивших его совершение.
Объяснительные записки могут различаться по своему содержанию:
- пояснение и уточнение конкретных положений выполненной сотрудником работы;
- объяснение штатных ситуаций, фактов нарушения трудовой и другой дисциплины.
Такой документ составляется в единственном экземпляре в условно произвольной форме. Составить докладную могут как отдельные сотрудники, так и структурное подразделение.
Работодатель имеет право требовать от сотрудника предоставление объяснительной записки, в том числе, и для того, чтобы обезопасить себя от возможных неправомерных действий со стороны персонала, если возникнет трудовой спор. В некоторых компаниях руководители настаивают на предоставлении объяснительной, написанной исключительно от руки, так как это сводит к минимуму риск подмены документа.
Для того, чтобы максимально унифицировать информационно-справочные документы, объяснительные записки просят готовить с учетом требований ГОСТ 6.30-2003. В качестве приложений можно использовать документы, которые так или иначе оправдывают действия авторов и подтверждают конкретные обстоятельства.
Как и в случае с докладной, единой формы для составления объяснительной записки на уровне закона нет, однако в организации могут быть свои типовые формы для таких документов, которые могут применяться в разных обстоятельствах. Однако это вовсе не означает, что сотрудник обязан писать записки в полном соответствии с ними. Даже если документ составлен не по установленной в компании форме, он считается действительным.
Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.
Судебная практика: докладная записка как материал уголовного дела
В мировом суде слушалось дела, в рамках которого Игоря Иванова обвинили в совершении клеветы, распространении заведомо ложных сведений, порочащих честь и достоинство другого лица и подрывающих его репутацию. Потерпевшим по делу был признан Алексей Петров. В исковом требовании были указаны обстоятельства совершения преступления: Иванов, занимая должность декана одного из факультетов вуза, получил от заведующего кафедрой докладную записку от 22 апреля 2021 года, на которой он поставил свою резолюцию следующего вида - «Отделу кадров: прошу запросить объяснения по факту отсутствия на занятиях в качестве преподавателя в письменном виде», после чего передал завизированную докладную записку начальнику отдела кадров факультета.
Кроме того, Игорь Иванов передал копию докладной записки юрисконсульту факультета и запросил объяснения у Алексея Петрова тех обстоятельств, которые были изложены в докладной записке. Иванов, проигнорировав объяснения, которые Петров привел в служебной записке, подписал приказ об объявлении Петрову выговора за совершение дисциплинарного проступка, которое выразилось в нарушении трудовой дисциплины, Указанный приказ был передан для регистрации в отделе делопроизводства факультета. Петров после регистрации приказа потребовал проставить на нем согласующую визу.
Петров вменяет Иванову нарушение трудовой дисциплины, однако сведения, внесенные в приказ, сам Иванов считает недостоверными. Заведомая ложность указанных в приказе сведений о совершении дисциплинарного проступка определяется тем, что трудовые обязанности, трактуемые Петровым как дисциплинарный проступок, уполномоченным представителем работодателя на Иванова фактически не возлагались. Петров как уполномоченный представитель работодателя не возлагал на Иванова трудовые обязанности в виде приказа, распоряжения, служебного задания, о чем Петрову было известно.
Сведения о том, что Иванов нарушил трудовую дисциплину, опорочили честь и достоинство сотрудника, и подорвали его репутацию. Кроме того, по этим обстоятельствам было наложено незаконное дисциплинарное взыскание (выговор).
Суд, рассмотрев дело, и изучив его материалы, в том числе, докладную записку, вынес решение – признать Петрова невиновным в совершении преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 128.1 УК РФ и оправдать его в связи с отсутствием в его действиях состава преступления.
Частые вопросы
Целью может быть информирование руководителей о какой-либо ситуации, обстоятельствах или призыв к принятию конкретного решения по возникшей ситуации или проблеме.
Докладная записка транслирует информацию по вертикальному принципу, то есть, от сотрудников, представляющих низшее звено, по направлению к вышестоящему руководству.
Описание характера проблемы или ситуации, выражение автором докладной записки своего мнения, видения, а также описание возможных последствий, перечисление предложений, рекомендаций.
После того, как руководитель ознакомится с докладной запиской, он проставляет на ней свою резолюцию, выражая, тем самым, решение по описанной в документе ситуации.
Заключение эксперта
Докладная записка необходима, если сотрудник имеет желание и намерение сообщить своему руководству о какой-либо ситуации, проблеме, рассказать о важных, на его взгляд, обстоятельствах. В форме докладной записки может быть подано предложение, жалоба. В соответствии с законом, записка отправляется на хранение и находится там в период от трех до пяти лет, используется как основание для принятых руководством решений по тому или иному вопросу.
