Главное о докладной записке
Докладная записка – это предназначенный для внутреннего пользования документ, используемый для информирования руководства о каких-либо происшествиях и ситуациях. Составление и оформление докладной записки лежит на сотрудниках, поэтому желательно иметь представление о том, как правильно написать докладную записку, что в ней отразить.
Докладная на имя директора или любого другого руководителя имеет статус внутреннего документа. Ее составление может иметь несколько целей.
| Да | 88 |
| Нет | 383 |
Право писать докладную записку есть у каждого сотрудника организации. Что касается субординации, то соответствующие принципы в данном случае не применяются. Так, главы подразделений, отделов могут принимать решения, о которых генеральный директор может даже не догадываться. Соответственно, сотрудник может проинформировать о ситуации генерального директора напрямую, минуя своего непосредственного руководителя. Ниже в таблице рассмотрим цели составления докладной записки:
|
Цель |
Обстоятельство |
|
Информирование |
О какой-либо ситуации, обстоятельствах |
|
Призыв |
Принятие конкретного решения по возникшей ситуации или проблеме |
Докладная записка на имя директора или другого вышестоящего руководителя может быть написана даже работником, представляющим так называемое низшее звено. Информировать о такой записке своего непосредственного руководителя он не будет обязан.
В каких случаях нужна докладная записка
Как правило, докладные записки составляются и направляются в конкретных случаях и с конкретными целями. В их числе - информирование руководства о наличии проблемы хозяйственного, производственного характера, о чрезвычайном происшествии или ситуации, жалоба на поведение или на действия коллег, выражение личного мнения и видения конкретных задач, ситуаций, отчет о выполненной сотрудником работе и запрос на получение разрешение от руководства на те или иные действия.
Докладная записка считается внутренним документом, однако она может быть и внешней.
Пример:
Гражданин Н. решил поблагодарить сотрудника из организации, с которой в рамках сложного проекта сотрудничала его компания. Для этого он подготовил докладную записку на имя этого сотрудника и направил ее лично ему, не регистрируя записку у своего непосредственного руководителя.
Не следует путать докладную записку с объяснительной или со служебной запиской. Основное отличие заключается в том, что докладная транслирует информацию по вертикальному принципу, то есть, от сотрудников, представляющих низшее звено, по направлению к вышестоящему руководству. В то же время, служебная записка используется как форма распространения информации между департаментами, подразделениями. Объяснительная записка – вариант, если сотруднику нужно изложить конкретные причины, в силу которых был нарушен регламент внутреннего распорядка.
Правила составления и написания
Докладная записка составляется в произвольной форме, так как законом конкретная форма докладной не закреплена и не регламентирована. Впрочем, форму можно назвать лишь условно произвольной, так как составлять записку необходимо по определенной структуре. Условно она делится на несколько частей:
- описание характера проблемы или ситуации;
- выражение автором докладной записки своего мнения, видения;
- описание возможных последствий, перечисление предложений, рекомендаций.
Записка может быть написана от руки, также ее можно напечатать на принтере в стандартном формате. В записке необходимо указать следующую информацию:
- наименование подразделения, из которого направляется записка;
- дата составления документа;
- описание ситуации, проблемы;
- конкретные предложения, исходящие от автора документа;
- личная подпись автора документа.
В таком виде докладную записку можно направлять тому, кому она адресована.
Виды докладных записок
С целью информирования начальства о нарушении трудовой дисциплины тоже может быть подана докладная записка. Она будет официальным подтверждением совершенного проступка, и именно он будет основанием для наказания сотрудника, который нарушил дисциплину.
Если в докладной записке есть данные о том, что тот или иной сотрудник не выполнил свои должностные обязанности, руководство будет в курсе. В свою очередь, это может повлечь последствия со стороны либо органов контроля, либо контрагентов.
В компании может иметь место факт некорректного поведения отдельных сотрудников. Если коллеги понимают, что об этом должно знать руководство, можно также подготовить, оформить и направить докладную записку. В ней нужно будет рассказать о том, что поведение сотрудника недопустимо, описать его, привести аргументы. Также в записке автор имеет право потребовать применить к коллеге конкретные меры, в том числе, наказание, и попросить руководство обязать его не допускать впредь подобных проступков.
Если вы не представляете, как и по каким правилам пишется докладная записка, ее образец поможет вам правильно составить и заполнить документ.
Скачать Рассмотрение докладной записки
После того, как руководитель получит докладную записку, он должен будет внимательно ознакомиться с ее содержанием, сутью описанной проблемы, с ситуацией, и принять взвешенное решение. Оно оформляется в виде резолюции, которая проставляется руководителем прямо на докладной записке.
Докладная записка с резолюцией руководителя – документ, обладающий юридической силой. В таком виде он может рассматриваться как основание для выполнения ряда действий и мероприятий в дальнейшем.
Уже после того, как все меры будут приняты, а действия проведены, докладная записка с резолюцией руководителя отправляется на хранение – она подшивается в книгу с приказами, справками, заявлениями, служебными записками, либо в тем документам, которые были составлены на основании докладной записки. Срок хранения документа – от 3 до 5 лет.
Другие виды записок
Кроме докладной, также может быть составлена и служебная записка. В ОКУД она не предусмотрена, официального статуса у нее тоже нет.
Для чего пишется служебная записка:
- запрос интересующих данных;
- оформление требуемых инструкций;
- сопровождение иного сообщения – в данном случае речь идет о сопроводительной записке;
- извещение или объявление.
В документе автор описывает, что побудило его к составлению. Конкретно это могут быть заявки, просьбы или предложения. К примеру, в документе может присутствовать информация об изменениях, произошедших в культуре поведения на предприятии, о перемещении сотрудников. Датой записки принято считать дату ее фактического составления и подписания.
Объяснительная записка
К категории внутренних документов также относится и объяснительная записка. В ней, как можно предположить, объясняются причины случая, действия, происшествия, возникновения определенных обстоятельств. Такой документ составляет сотрудник компании для передачи вышестоящим сотрудникам.
Согласно ч. 1 ст. 193 Трудового кодекса РФ, работодатель должен до оформления дисциплинарного взыскания потребовать объяснение в письменном виде. Для таких случаев предусмотрена объяснительная записка. В ней сотрудник рассказывает о причинах, перечисляет обстоятельства, в которых был совершен проступок. На основе этого документа руководитель и будет принимать решение.
Объяснительные записки могут различаться по своему содержанию:
- пояснение и уточнение конкретных положений выполненной сотрудником работы;
- объяснение штатных ситуаций, фактов нарушения трудовой и другой дисциплины.
Составить докладную могут как отдельные сотрудники, так и отдел, подразделение.
От сотрудника могут потребовать объяснительную для того, чтобы обезопасить себя от действий неправомерного характера со стороны персонала, если возникнет трудовой спор. В некоторых компаниях руководители настаивают на предоставлении написанной от руки объяснительной, так как это сводит к минимуму риск подмены документа.
Объяснительные записки просят готовить с учетом требований ГОСТ 6.30-2003. Документы, которые так или иначе оправдывают действия авторов и подтверждают конкретные обстоятельства, могут использоваться как приложения.
Как и в случае с докладной, единой формы для составления объяснительной записки на уровне закона нет, однако в организации могут быть свои типовые формы для таких документов, которые могут применяться в разных обстоятельствах. Однако это вовсе не означает, что сотрудник обязан писать записки в полном соответствии с ними. Даже если документ составлен не по установленной в компании форме, он считается действительным.
Судебная практика: докладная записка как материал уголовного дела
В мировом суде слушалось дела, в рамках которого гражданина И. обвиняли в распространении сведений, порочащих достоинство и честь гражданина П. В исковом требовании были указаны обстоятельства совершения преступления: И., занимая должность декана одного из факультетов вуза, получил от заведующего кафедрой докладную записку от 22 апреля 2021 года, на которой он поставил свою резолюцию следующего вида - «Отделу кадров: прошу запросить объяснения по факту отсутствия на занятиях в качестве преподавателя в письменном виде», после чего передал завизированную докладную записку начальнику отдела кадров факультета.
Кроме того, И. передал копию докладной записки юрисконсульту факультета и запросил объяснения у П. тех обстоятельств, которые были изложены в докладной записке. И., проигнорировав объяснения, которые П. привел в служебной записке, подписал приказ об объявлении П. выговора за нарушение трудовой дисциплины, Указанный приказ был передан для регистрации в отделе делопроизводства факультета. П. после регистрации приказа потребовал проставить на нем согласующую визу.
П. вменяет И. нарушение трудовой дисциплины, однако сведения, внесенные в приказ, сам И. считает недостоверными. Заведомая ложность указанных в приказе сведений о совершении дисциплинарного проступка определяется тем, что трудовые обязанности, трактуемые П. как дисциплинарный проступок, уполномоченным представителем работодателя на И. фактически не возлагались. Петров как уполномоченный представитель работодателя не возлагал на И. трудовые обязанности в виде приказа, распоряжения, служебного задания, о чем П. было известно.
Сведения о том, что И. нарушил трудовую дисциплину, опорочили честь и достоинство сотрудника, и подорвали его репутацию. Кроме того, по этим обстоятельствам было наложено незаконное дисциплинарное взыскание (выговор).
Суд, рассмотрев дело, и изучив его материалы, в том числе, докладную записку, вынес решение – признать П. невиновным и оправдать его в связи с отсутствием в его действиях состава преступления.
Частые вопросы
Целью может быть информирование руководителей о какой-либо ситуации, обстоятельствах или призыв к принятию конкретного решения по возникшей ситуации или проблеме.
Докладная записка транслирует информацию по вертикальному принципу, то есть, от сотрудников, представляющих низшее звено, по направлению к вышестоящему руководству.
Описание характера проблемы или ситуации, выражение автором докладной записки своего мнения, видения, а также описание возможных последствий, перечисление предложений, рекомендаций.
После того, как руководитель ознакомится с докладной запиской, он проставляет на ней свою резолюцию, выражая, тем самым, решение по описанной в документе ситуации.
Заключение юриста
Докладная записка в 2024 году необходима, если сотрудник имеет желание и намерение сообщить своему руководству о какой-либо ситуации, проблеме, рассказать о важных, на его взгляд, обстоятельствах. В форме докладной записки может быть подано предложение, жалоба. В соответствии с законом, записка отправляется на хранение и находится там в период от трех до пяти лет, используется как основание для принятых руководством решений по тому или иному вопросу.
