Что такое служебная записка и зачем она нужна
Служебная записка – это документ, который используется для быстрого обмена информацией между структурными подразделениями организации, сотрудниками и руководством предприятия.
Единая форма служебной записки законодательством не установлена. Ее принято составлять в письменном виде с учетом правил, прописанных в ГОСТе. Как показывает практика, ее направляют для информирования, запроса каких-либо сведений, отчетности и прочих нужд.
| Да, приходилось | 75 |
| Нет, не приходилось | 56 |
Служебную записку (кратко – СЗ) можно назвать одним из видов локальных информационно-справочных документов. В зависимости от ее типа, при помощи СЗ решают такие важные рабочие задачи, как:
- оперативное урегулирование производственных проблем;
- уведомление руководителя о сложностях и нарушениях трудовой дисциплины;
- внесение различных предложений;
- запрос требуемой информации;
- согласование каких-либо мероприятий, действий, не регламентированных должностной инструкцией и др.
Чтобы правильно оформить служебную записку, мы советуем ознакомиться с внутренней документацией организации. В некоторых случаях ее типовой бланк утвержден локальными актами предприятия.
Виды служебных записок
Как правило, примерный образец (макет) служебной записки зависит от ее вида. СЗ классифицируют в зависимости от назначения — они могут быть пояснительными, докладными, аналитическими, объяснительными и материальными.
|
Вид СЗ |
Краткое пояснение |
|
Пояснительная |
Разъяснение ситуации, происходящей в отделе или организации в целом |
|
Докладная |
Уведомление руководителя о прошедшем или предстоящем мероприятии, о нарушении трудовой дисциплины и пр. |
|
Аналитическая |
Уведомление о результатах проведенного анализа |
|
Объяснительная |
Описание причин произошедшего события, к примеру из-за чего сотрудник опоздал на работу |
|
Материальная |
Запрос денежных средств на оперативное решение текущих производственных задач |
В зависимости от содержания, служебные записки делят на информационные, поясняющие, сопроводительные и уведомительные. Информационную направляют при запросе каких-либо сведений, поясняющая – когда нужно описать определенные инструкции, сопроводительная СЗ прилагается к документам, уведомительная — рассказывает о предстоящих событиях или мероприятиях.
Пример
Допустим, вам нужно запросить какой-либо отчет из другого структурного отдела. В таком случае направьте информационную служебную записку. Если вам нужны деньги на приобретение канцелярии или иные нужды – материальную, а если, например, вы отправляете документы – пояснительную.
Единого примера оформления СЗ нет. Она может быть краткой и содержать лишь основные сведения, к примеру, объяснение о причинах нарушения трудовой дисциплины или расширенной, в том числе с указанием конкретных мероприятий, необходимых для успешного решения вопроса.
Одним из подтипов этого документа является докладная СЗ. Ее отличительная особенность заключается в том, что ее направляют вышестоящему руководству, в ряде случаев она может быть адресована даже сотрудникам иных структурных подразделений, которые не находятся в прямом подчинении.
Объяснительную тоже можно назвать одним из видов служебной записки. Ее принято составлять тогда, когда вам нужно рассказать о некоторых обстоятельствах, например, связанных с нарушением трудовой дисциплины.
Отметим, что материальная СЗ также является документом бухгалтерского учета. Например, она служит основанием для расходования денежных средств организации, когда они направляются по запросу сотрудника на решение различных производственных задач. В такой ситуации данный документ нужно хранить не менее 5-ти лет (статья 29 ФЗ-402 от 06.12.2011 г).
Оформление служебной записки по ГОСТу
Внутренние информационно-справочные документы принято оформлять с учетом правил, регламентированных ГОСТ Р 7.0.97-2016. Как показывает практика, в служебной записке должна быть шапка, где указывается адресат и информация об отправителе, указано наименование документа, описание проблемы, дата и подпись лица, направившего обращение.
Вы можете написать СЗ от руки, набрать при помощи печатной техники, а затем распечатать или заполнить заранее подготовленный бланк. Если у вас нет времени или вы боитесь сделать ошибку, то поручите составление служебной записки юристам ЕЮС. Мы не только подготовим для вас корректный с законодательной точки зрения документ, но и в любое время ответим на все интересующие вас вопросы, касающиеся трудовых правоотношений.
Как написать служебную записку
Единых правил по составлению СЗ законодательством не установлено. Но перед ее оформлением мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с локальной документацией организации. Вполне возможно, что бланк СЗ регламентирован внутренними нормативно-правовыми актами компании.
Типовой пример служебной записки условно можно поделить на несколько разделов: шапка, основная часть, рекомендации, дата и подпись.
- Шапка. Здесь принято указывать наименование организации, должность, ФИО лица, кому адресуется обращение, ФИО отправителя, его должность.
- Основная часть. После шапки напишите название документа, а затем, со следующей строки, опишите проблему, изложите события и факты, которые стали причиной для составления данного документа.
- Рекомендации. Этот пункт нужен, если вы перечисляете мероприятия, необходимые, по вашему мнению, для эффективного решения проблемы.
- Дата и подпись. Не забудьте поставить дату, подписать документ, а также указать расшифровку своей подписи.
Как будет начинаться основная часть документа зависит от типа служебной записки. Например, если вы о чем-то докладываете, то вы можете начать с фразы «Довожу до вашего сведения…» и далее описать факты.
Если вам нужна помощь в разработке типового бланка СЗ или в ее составлении – обращайтесь к юристам ЕЮС. Мы подготовим для вас все требуемые документы, ответим на интересующие вас вопросы, а также обсудим план решения проблем с вашим руководителем от вашего лица и представим ваши интересы в надзорных инстанциях и судебных органах.
Скачать Правила составления и написания, образец коллективной служебной записки
Коллективная СЗ мало чем отличается от обычной, единоличной. Единственное различие заключается в том, что ее составляют несколько лиц, а не один сотрудник, а в шапке пишут не должность и ФИО работника, а наименование отдела или структурного подразделения либо перечисляют всех составителей.
Если вы не знаете, как правильно писать коллективную служебную записку, мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с внутренней документацией компании. Также, чтобы исключить риск допущения ошибок, мы советуем поручить подготовку документа юристам Европейской Юридической Службы.
Судебная практика
Писать «служебку» нужно тогда, когда у вас на это есть причины. Даже если вы докладываете о происшествии, факты, изложенные в обращении, наверняка проверят. Но, если информация из вашей докладной подтвердится, то руководство предпримет необходимые действия для решения проблемы.
Так, гр-н О. обратился в суд с исковым заявлением к ООО «Л» о восстановлении в должности и выплате среднего заработка за вынужденные прогулы. В ходе судебного разбирательства выяснилось, что мужчину уволили по п. а ч. 6 ст. 81 ТК РФ. Один из сотрудников организации направил руководителю СЗ, в которой рассказал о том, что гр-н О. не появлялся на работе в течение 2-х дней. Информацию из докладной проверили. Гр-на О. в командировку не отправляли, а информацию о других уважительных причинах своего отсутствия на рабочем месте мужчина не предоставил.
Гр-н О. в своей объяснительной рассказал, что утром, в то время, когда он собирался на работу, ему резко стало плохо. Супруга вызвала скорую, медики зафиксировали прединфарктное состояние, но от госпитализации мужчина отказался. Документов, подтверждающих болезнь, у гр-на О. не было, в итоге его уволили. На суде позиция истца полностью подтвердилась, суд удовлетворил исковое заявление в полном объеме.
Частые вопросы
Нет, не обязательно. Главное, отразить в ней важные реквизиты, такие как наименование организации, ФИО, должность адресата, отправителя и пр.
Законодательством это не запрещено. Помимо этого, такой способ общения давно практикуется в некоторых крупных организациях.
Если вам нужно уехать в другую местность для исполнения трудовых обязанностей, вы можете попросить об этом работодателя, в том числе путем направления служебной записки.
Заключение юриста
Служебная записка в 2024 году является одним из документов, при помощи которого сотрудники одного и/или разных структурных подразделений взаимодействуют между собой. Составляя ее, не забудьте отразить в ней нужные реквизиты и проставить свою подпись с расшифровкой.
