Что такое ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — это современный способ обмена документами, который значительно ускоряет их обработку за счет цифрового формата. Вместо бумажных версий используются электронные документы, которые полностью создаются, обрабатываются и подписываются онлайн. Операторы ЭДО предоставляют специализированные системы, помогающие компаниям автоматизировать и эффективно организовать процесс документооборота.
| Нет, не используем | 106 |
| Да, используем | 92 |
Электронные документы представляют собой цифровые аналоги традиционных бумажных документов, которые передаются и хранятся с помощью компьютерных технологий или облачных сервисов. Использование таких документов упрощает и ускоряет обмен информацией как внутри организации, например, между отделами, так и с внешними участниками, включая госорганы.
Процесс работы с ЭДО мало чем отличается от оборота бумажной документации. Документ составляется и подписывается отправителем с помощью ЭЦП, затем он направляется контрагенту через специализированные онлайн-платформы. Получатель, в свою очередь, также визирует документ с помощью цифровой подписи и отправляет его обратно. Эта система делает обмен документацией быстрее и безопаснее по сравнению с традиционными методами.
Виды ЭДО
Электронный оборот документов можно разделить на две большие категории: внутренний и внешний. Если мы говорим про внутренний, то главное его предназначение – обмен документами непосредственно внутри структуры компании. Внешний, напротив, используется для взаимодействия и сотрудничества с партнерами, контрагентами, госорганами. Иными словами, цели у этих двух вариантов ЭДО различны.
Внутренний обмен
Внутренний документооборот используется исключительно для организации документооборота внутри компании. Это может быть обмен:
- отчетами;
- договорами;
- служебными записками;
- любыми другими документами, не требующими участия сторон за пределами организации.
Сотрудники компании обмениваются документами через корпоративные почтовые сервисы, сетевые папки или специализированные программы, созданные для автоматизации этих процессов.
Особенность внутреннего документооборота состоит в том, что он не регулируется государственными нормативами. Это означает, что каждая компания может разрабатывать собственные правила и процедуры работы с документацией. Такой подход позволяет максимально адаптировать систему документооборота под внутренние нужды организации, оптимизируя бизнес-процессы и снижая нагрузку на сотрудников. В крупных компаниях нередко внедряют специальные программы, которые позволяют более эффективно управлять бизнес-процессами, ускоряя согласование и сокращая время на обработку данных.
Внешний электронный документооборот
Внешний ЭДО, в отличие от внутреннего, необходим для взаимодействия с внешними организациями:
- контрагентами;
- партнерами;
- клиентами;
- госструктурами.
Посредством электронного документооборота компании могут обмениваться юридически значимыми документами, например, счетами-фактурами, договорами, бухгалтерской и налоговой отчетностью.
Здесь уже важно соблюдать не только внутренние корпоративные правила, но и требования, предъявляемые законодательством, а также регламенты контрагентов. Внешний ЭДО способствует автоматизации обмена документами с внешними участниками процесса, что особенно важно для крупных компаний, работающих с большим количеством партнеров.
Важной особенностью внешнего ЭДО является то, что документация, передаваемая таким способом, должна соответствовать установленным требованиям законов и безопасности. Это обеспечивает сохранение юридической силы документов, даже если они существуют только в цифровом виде.
Основные различия двух типов документооборота мы приведем в небольшой таблице:
|
Параметр |
Внутренний ЭДО |
Внешний ЭДО |
|
Сфера применения |
Внутренний обмен документацией между сотрудниками и отделами. |
Взаимодействие с контрагентами, партнерами, клиентами и госорганами. |
|
Регулирование |
Не регулируется законами, пользователь сам устанавливает свои правила. |
Требует соблюдения законодательства и правил внешних участников документооборота. |
|
Основные документы |
Служебные записки, внутренние отчеты, внутренние договоры. |
Счета-фактуры, договоры, налоговая отчетность, бухгалтерская документация. |
|
Инструменты обмена |
Корпоративные почтовые сервисы, сетевые папки, внутренние программы ЭДО. |
Платформы операторов ЭДО, юридически значимые системы для обмена электронными бумагами. |
|
Автоматизация процессов |
Способствует оптимизации внутренних бизнес-процессов. |
Ускоряет взаимодействие с внешними структурами, автоматизирует обмен юридически значимыми документами. |
Помимо разделения на внутренний и внешний, электронный документооборот может также подразделяться по типам документов и процессам. Например, можно выделить документооборот через ЭДО для работы с:
- бухгалтерской документацией (счета, накладные);
- корпоративной документацией (приказы, служебные записки);
- трудовыми документами (договоры с сотрудниками, личные дела).
Для каждой из этих сфер могут существовать свои специфические требования и правила работы с электронными документами. Это позволяет компаниям настраивать системы ЭДО с учетом особенностей своего бизнеса.
Плюсы и минусы ЭДО
Электронный документооборот – мощный инструмент, который способен значительно улучшить процессы управления и обмена документами в компаниях. Тем не менее, несмотря на очевидные плюсы, внедрение этой системы подходит не всем. Поэтому нужно понимать, в чем состоят ключевые преимущества и недостатки обмена оцифрованными документами, а также в каких ситуациях использование ЭДО будет оправдано.
Если говорить про достоинства этой системы, то они заключаются в следующем:
1. Снижение затрат. Применение электронного документооборота позволяет сократить расходы. Компании могут забыть о регулярных тратах на бумагу, чернила для принтеров, а также курьерские услуги и почтовые отправления. Электронные документы не требуют печати и доставки, что особенно актуально для крупных организаций с большим объемом документации.
2. Ускорение процессов. Системы ЭДО позволяют подписывать и согласовывать документы за считанные минуты, без необходимости ждать, пока бумаги пройдут через все необходимые инстанции. Подписант может утвердить документ в любое время, используя электронную подпись, что делает процессы намного гибче.
3. Упрощение взаимодействия с контрагентами. Внешний документооборот с партнерами и клиентами посредством ЭДО становится более прозрачным. В системе всегда можно отследить статус рассмотрения документа, увидеть, кто и когда его подписал, отправить напоминание контрагенту, если требуется ускорить процесс.
4. Оптимизация внутренних процессов. Внутри компании ЭДО помогает отслеживать, кто и когда внес изменения в документ, кто является ответственным за его обработку и согласование. Это повышает прозрачность и минимизирует риск задержек или потери важных бумаг.
5. Защита данных. Все электронные документы надежно шифруются и хранятся на защищенных серверах, что значительно снижает риск утечек информации, ее повреждения и пр.
Несмотря на очевидные плюсы электронного обмена документами, у электронного документооборота есть и существенные недостатки, которые состоят в следующем:
1. Технические сбои. Одна из главных проблем — это зависимость от технологий. Сбои в сети, ошибки в программном обеспечении или проблемы с серверами могут временно нарушить доступ к системе, что может привести к задержкам в обработке документов и даже к рискам их потери.
2. Риски для безопасности. Хотя современные системы ЭДО предлагают высокие стандарты защиты данных, полностью исключить возможность хакерских атак, внедрения вредоносных программ или вирусов невозможно. Такие инциденты могут повлечь за собой утечку конфиденциальной информации или нарушение работы любой организации.
3. Высокие затраты на внедрение. Внедрение ЭДО требует затрат на покупку лицензий для программного обеспечения, настройку системы и обучение сотрудников. Эти расходы могут стать значительными для небольших компаний, где документооборот не является ключевой частью бизнес-процессов.
Электронный документооборот наиболее выгоден для крупных компаний с несколькими филиалами или подразделениями, которые ежедневно обрабатывают большие объемы документации и активно взаимодействуют с контрагентами и госорганами. В таких случаях расходы на подключение и обслуживание системы ЭДО вполне оправданы за счет высокой эффективности и экономии ресурсов в долгосрочной перспективе.
Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей, чей документооборот ограничен и не требует сложных процессов согласования, внедрение ЭДО может оказаться излишним и дорогим. В таких случаях проще использовать традиционные способы работы с документами или выбрать более простые и доступные решения для автоматизации. Однако, в некоторых случаях без ЭДО не обойтись.
Пример из практики:
Компания с оборотом более 5000 документов в месяц внедрила систему ЭДО для оптимизации работы бухгалтерии. До внедрения системы сотрудники тратили около 4 часов в день на ручную обработку и отправку документов. После перехода на ЭДО время на эти процессы сократилось до 1 часа, что позволило освободить около 60 рабочих часов в месяц. В дополнение к этому, риск ошибок при оформлении отчетности снизился на 30%, а процесс взаимодействия с контрагентами стал более прозрачным и контролируемым.
Какие компании работают с ЭДО по закону
Внедрение электронного документооборота (ЭДО) обычно добровольное, но в ряде случаев оно обязательно.
1. Маркированные товары
Компании, работающие с маркированными товарами, обязаны передавать данные через систему «Честный знак» с 2022 года. Это касается определенной продукции, такой как табак, молочные изделия, одежда, обувь и бутилированная вода.
2. Национальная система прослеживаемости товаров (НСП)
Для компаний, работающих с товарами под контролем НСП, например, бытовой техникой и строительным оборудованием, использование ЭДО обязательно. Все документы оформляются в электронном виде.
3. Госзакупки
С 2022 года все участники государственных закупок по закону №44-ФЗ, включая поставщиков и заказчиков, обязаны использовать ЭДО для тендеров и контрактов.
4. Отчетность в госорганы
Компании с численностью более 100 человек обязаны сдавать всю налоговую отчетность через ЭДО, а компании с численностью от 10 до 100 человек — только по НДФЛ и страховым взносам. Электронная подпись обязательна для всех.
Если вы входите в число компаний, которые подпадают под требования о внедрении ЭДО, то вам необходимо заключить договор с одним из операторов. Далее вы сможете найти образец лицензионного договора об использовании ЭДО.
Скачать Судебная практика
Поставщик отгрузил товар аптечной сети по договору поставки, но не получил оплату и обратился в суд с требованием взыскать 37 млн руб. Покупатель утверждал, что не получал товар по электронным накладным и не использовал электронную подпись, настаивая, что уведомления о применении ЭДО не было.
Однако Верховный суд посчитал, что предыдущие суды возложили на поставщика чрезмерное бремя доказывания, и направил дело на новое рассмотрение, где было признано, что все условия для законности использования квалифицированной электронной подписи были соблюдены.
Частые вопросы
Да, большинство систем ЭДО имеют архивы и механизмы восстановления удаленных документов, что позволяет быстро вернуть их в работу.
Да, ЭДО поддерживает международный документооборот, но важно убедиться, что система соответствует требованиям законодательства обеих стран.
В таком случае можно настроить интеграцию с их традиционными методами обмена документами или предложить контрагенту подключиться к ЭДО для упрощения работы.
Заключение юриста
Электронный документооборот в 2024 году — это ключ к повышению эффективности и безопасности работы с документами, позволяющий значительно сократить временные и финансовые затраты. ЭДО автоматизирует процессы, снижает риски ошибок и обеспечивает юридическую защиту документов. Для успешного внедрения важно выбрать правильную систему и оператора ЭДО, а также учесть все юридические нюансы. Если у вас возникли вопросы по подключению и внедрению ЭДО — обратитесь к специалистам ЕЮС.
